Principe

LF-help fonctionne avec les calendriers actualisés par SOPREweb de tous les utilisateurs. Cela offre la possibilité d'effectuer des échanges entre les bonnes personnes. Systématiquement, le système va calculer l'entrée en service minimale et la fin de service maximale de chaque intervenant. Partant du principe que les horaires sont justes, cette stratégie permet de mettre en relation les bonnes personnes.

Un bénéficiaire signifie une personne ayant posée un souhait et le donateur la personne pouvant l'aider. À préciser que les identités sont dévoilées uniquement lorsque le donateur accepte un échange. Vos données ne sont partagées que lorsque vous en faites la demande. Aucun utilisateur possède un accès à votre calendrier. Hormis l'administrateur du site pour des raisons techniques. En principe, des horaires illégaux ne devrait pas être proposés. Malheureusement, personne n'est à l'abri d'un bug.

Pour des raisons légales, il est impossible de filtrer selon le contenu des tours. Afin de remédier à ce problème, il est possible de sauvegarder ses compétences, puis à chaque échange le donateur verra la différence entre ses compétences et les compétences du bénéficiaire. Dans cet ordre, pour empêcher le donateur de deviner facilement l'identité du bénéficiaire.

Une fois que le donateur accepte d'aider, le bénéficiaire est notifié par courriel qu'il peut confirmer son souhait. À ce moment, le bénéficiaire pourra choisir entre toutes les propositions et un courriel est généré. Le système sélectionne automatiquement le bon destinataire entre la répartition ou la planification à moyen-terme et laisse la possibilité de modifier le contenu du courriel.

Explication des symboles lorsqu'un congé est mis en concours

• J'ai mis mon congé au concours
• Un congé est disponible, je dois faire une demande de congé pour pouvoir en profiter

Explication des symboles côté « Bénéficiaire »

Du côté du bénéficiaire, le grand rectangle contenant les informations du tour permettent de visualiser l'avancement de son souhait.

• J'ai posé un souhait, il est en attente
• Quelqu'un à répondu à mon souhait, une confirmation est attendue
• Un échange à été effectué, Sopre n'est pas encore adapté
• Un échange à été effectué, Sopre est adapté
• Je viens travailler pour un collègue, Sopre n'est pas encore adapté
• Un échange de tour ou de tendance à été effectué. État inconnu, vérifiez Sopre
• Un échange de tendance à été effectué

Explication des symboles côté « Donateur »

Lorsqu'un utilisateur peut aider un collègue, le rectangle inférieur sera toujours utilisé afin d'informer l'utilisateur. Cette partie sert également de voir l'avancement du souhait.

• Je peux aider quelqu'un
• J'ai répondu à un souhait, une confirmation d'échange est en attente
• Un échange de congé à été effectué, Sopre n'est pas encore adapté
• Je viens travailler pour un collègue, Sopre n'est pas encore adapté
• Un échange de tour à été effectué, Sopre n'est pas encore adapté
• J'ai répondu à un échange de tendance

Demander un échange de tours, de congés ou de tendance

1. Cliquer sur la date désirée, puis choisir :
1. Mettre le congé en concours : Je veux travailler ce jour
2. Modifier l'horaire : Je veux changer d'horaire de travail
1. Choisir les heures limites d'entrée en service et / ou fin de service. Plus c'est large, plus les chances augmentent.
2. Le système rajoute automatiquement 30 minutes à votre demande.
• Par exemple, pour une entrée de service à 06h30 il cherchera tous les tours débutant dès 06h00
• Pour une entrée de service entre 08h00 et 10h00, il cherchera les tours débutant entre 07h30 et 10h30
• Pour une fin de service à 16h30 il cherchera tous les tours terminant jusqu'à 17h00
3. Basculer la tendance : Je veux changer ma série du soir contre une série du matin ou inversement (choisir le 1er jour de la série)
1. Sélectioner la date de fin de la tendance à modifier
2. Indiquer si l’on veut une tendance matin ou soir
• Pour une tendance matin, le système cherchera tous les tours terminant avant 17h00
• Pour une tendance soir, le système cherchera tous les tours débutant dès 09h00
2. Choisir si le souhait doit être rendu public ou non (si oui, il sera visible sur la page "Souhaits")
3. Valider
4. le souhait est enregistré, le jour est affiché en jaune.
5. Dès qu’un collègue se propose pour cet échange, vous serez avisé par courriel et un symbole [lettre] s'affichera sur le jour concerné.
6. Cliquer sur ce jour puis
1. pour un échange de tour, cliquer sur "Valider"
2. pour un échange de congé, le collègue aura proposé des dates d'échange. Sélectionner alors une date proposée puis "Valider". Si aucune date proposée ne permet l'échange, vous serez invité à contacter directement le collègue.
3. pour une tendance, soit un collègue permet l'échange de toute la série et on peut valider l'échange, soit il faut attendre que plusieurs collègues se propose chacun pour un ou plusieurs jours afin d'avoir une série complète à valider
7. Un courriel est généré afin d'être envoyé à la gestion. Dès ce moment, le jour passe en vert, avec un petit rectangle rouge. dès que Sopre aura été adapté, le petit rectangle deviendra vert.

Un souhait peut être supprimé tant qu'il n'a pas été validé. Pour ce faire, cliquer sur la case concernée puis supprimer.

Attention, seules les données de Sopre font foi.

Comment puis-je répondre à un souhait ?

Dès qu’un rectangle vert apparaît au bas d’une date, j’ai la possibilité de répondre à une demande d’échange.
En cliquant sur cette date, je verrai ce qui est demandé (échange de tours, congé ou tendance) et la possibilité d’accepter ou non.

• Pour un échange de congé, sélectionner dans le menu une ou plusieurs dates auxquelles je voudrais récupérer mon congé en échange.
• Pour un échange de tendances, choisir la plage de jours que je suis prêt à échanger. Cocher "tout ou rien" si besoin.

En cas d’acceptation, le bénéficiaire est notifié par courriel et invité à se connecter afin de finaliser l’échange. Dès ce moment, une petite horloge est affichée sur le jour concerné. Si le bénéficiaire valide l’échange, le jour concerné passe en vert et je reçois la copie du mail envoyé au planificateur.

Attention, seules les données de Sopre font foi.

Comment fonctionne la mise à jour des tours ?

Pour pouvoir m'assurer que les souhait soient toujours à jour, j'utilise l'URL de votre calendrier fourni par SOPREweb. Les données sont synchronisées à 09h00, 13h00 et 17h00. Pour m'assurer que les souhaits soient toujours d'actualités, je les reconstruis et cherche à nouveau les donateurs. Si un souhait est supprimé, le bénéficiaire est informé par courriel. Voici les cas de figure où un souhait est supprimé :

• Un congé mis en concours devient un tour
• Une demande de congé devient un congé
• Une demande de modifier l'horaire devient un congé
• Une demande de basculer la tendance contient un congé

Pour le donateur, le système supprime automatiquement toute proposition d'aide acceptée ou non s'il s'avère que la donation est illégale.

FAQ

J'ai posé un souhait et me suis trompé. C'était une tendance du matin que je souhaitais et non du soir. Après suppression, impossible de poser un nouveau souhait. Que faire ?

Pour l'instant, il faut contacter info@lf-help.ch pour clarifier la situation. En effet, pour éviter les abus il est impossible de poser le même souhait pour le même jour. À préciser qu'il n'est pas impossible que le fonctionnement soit changé.

Tu dois absolument ajouter telle fonctionnalité !

Mon temps, ma motivation et mes connaissances sont parfois restreintes. Je reste ouvert à toute idée, mais devrai procéder à une priorisation. Le projet étant libre, j'invite toute personne à tester de son côté et m'apporter le code nécessaire pour implémenter la fonctionnalité demandée. À savoir : « Pull requests are welcome ».

Un tour avec contenu illégal m'est proposé

Malheureusement, je suis dans l'impossibilité de vérifier le contenu des tours sans avoir des ennuis avec la direction. Pour contrer ce problème, le système se base sur les compétences des utilisateurs. Le donateurs verra les différences avec le bénéficiaire et cela devrait lui mettre la puce à l'oreille avant d'accepter d'échanger son tour ou ses tendances.